【元公務員・文具メーカー勤務OLが解説】若手公務員におすすめのスケジュール帳・手帳3選

こんにちは、文具メーカーで勤務しているpitsuです。もともと公務員として勤務していた過去もあります。

さて、皆さんはどんな風にスケジュール管理をしていますか?

今回は、

・これから公務員として働きはじめる人
・人事異動で部署異動することになって、スケジュール管理に不安がある人
に向けて、オススメのスケジュール帳や手帳を3つに絞って紹介します。
記事の内容をざっくりまとめると、若手公務員のスケジュール帳としてオススメなのは、
  1. Rollbahn
  2. 大学ノート
  3. 見開き一週間のレフト式

の3つです。

それでは詳しく解説していきますね。

公務員のスケジュール管理の特徴

公務員として働くためには、スケジュール管理は必須です。

スケジュール管理だけならばスマートフォンのカレンダー機能でも十分ですし、それぞれの自治体でスケジュール管理機能のあるアプリがパソコンに入っています。

でも、勤務中に(たとえスケジュール確認のためであっても)スマホを見ていると、苦情が来ることも多いですし、パソコンが使えない出先でスケジュールを聞かれることもあるので、紙のスケジュール帳も1つは持っておきたいところですね。
オススメのスケジュール帳について詳しく見ていく前に、公務員の仕事がどういったものか、スケジュール帳には何が必要とされているのか、改めて振り返ってみます。

予定が少ない

ほとんどの公務員、特に役職についていない職員は、予定が少ない場合がほとんどですので、1日のスケジュールを細かに区切って計画する必要はほとんどありません。

つまり、1時間単位で予定が記入できるようなスケジュール帳は使いづらいです。

締め切りが多い

一方で、資料の作成や調査回答など、締め切りが決められている仕事がたくさんあります。

最低でも見開き一ヶ月の予定を書いたり確認できる欄が必要です。

繁忙期と閑散期の仕事量に差がある

たとえば財政系の部署なら、予算決算の時に予定が集中します。

イベントや選挙を管轄している課は、その直前直後がもっとも忙しいでしょう。

窓口系の課であれば、年末年始やゴールデンウィークなどの長期休暇の前後が繁忙期です。

税務課であれば確定申告の時期が最も仕事量が増えますね。

働く側からすると、仕事量が年間を通して平均的にあると助かるのですが、そんな簡単にはいきません。

業務の量にかかわらず、スケジュール管理がしやすいスケジュール帳を使うことが大切です。

些細なことでも記録しておくことが重要

公務員の仕事は予定を立て、その通りに仕事を進めていくことも大切ですが、「いつ・どこで・誰が・どう言った・何をしたのか」という記録も大切です。

言った言わないの世界になると仕事が進まなくなってしまいますからね
そのため、スケジュール帳のメモ欄が充実したものがオススメです。
手帳とノートを2つ持っている職員も居ますが、「荷物が多くなる」「どちらに書いたかわからなくなる」「どちらに掻くべきか迷っているうちに書く機会を逃す」というリスクがあると思うので、私はあまりオススメしません。

仕事は4月はじまり

公務員の仕事は年度で行います。

そのため、1月はじまりのスケジュール帳よりも、4月はじまりのスケジュール帳を使う方がオススメです。

オススメのスケジュール帳3選

それでは、公務員のスケジュール管理の特徴を踏まえた上で、オススメのスケジュール帳を3つ紹介します。

おすすめ①:Rollbahn

最初にオススメするのはRollbahn。

女子なら一度は手にとったことがあるノート・スケジュール帳ではないでしょうか。

 Rollbahnは、最低限のスケジュール欄(見開き1ヶ月のマンスリーダイアリー)と、豊富なメモ欄が特徴です。

決められた予定が特に少ない、窓口系の部署で働く公務員には特にオススメです。

「Rollbahn」のメリットとデメリット

メリット
・メモ欄が豊富
・文房具屋、本屋、雑貨店などさまざまなところで手に入る
・ゴムバンドがついているので、カバンの中でスケジュール帳が開きにくい
・透明なビニールポケットがついているので、名刺や切符などの一時保管に便利
・廃盤やサイズ変更などの心配が少ない


デメリット
・スケジュール欄が最低限のため、予定がたくさんある部署には不向き
・ちょっと高い
・ミシン目がついていて、雑に扱うとぺージが剥がれてしまうことも
・リングが手に干渉する
・スケジュール欄つきのものは、店頭では限られた期間しか手に入らない

おすすめ②:大学ノート

2つ目にオススメするのが、キャンパスノートを代表する「大学ノート」。

出典:KOKUYO ウェブサイト

スケジュール帳の機能がついていないものも多いので、スケジュール管理機能を持たせるには自分で日付を記入する手間はありますが、メモは無限大。年度途中でメモが埋まってしまっても、買い足せばいいだけなので、メモすることが多い部署の方には一番オススメできるスケジュール帳(というよりノート?)です。

大学ノートを使って、仕事用のメモやスケジュール管理、プライベートの予定もすべて管理する手帳術は下の記事で紹介していますので、参考にしてみてくださいね。

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バレットジャーナルのはじめ方
「大学ノート」のメリット・デメリット

メリット
・コンビニ、本屋、文房具屋、売店など日本全国どこでも同じ形式のものが手に入る。
・圧倒的コスパで惜しみなく使える
・開いたときにフラットになり、厚みも薄いので、机の上で開きっぱなしでも作業がしやすい
・資料などを貼りつけしやすい
・メモできる量は無限大


デメリット
・スケジュール欄がないものも多い
・単体だとちょっと安っぽいのでノートカバーが必要になることも…(好みの問題です)

おすすめ③:見開き一週間レフト式

最後にオススメするのが、「見開き一週間レフト式」。

左に1週間のスケジュールを書き込めることと、右側がメモ帳になっているのが特徴です。

出典:NOLTYウェブサイト

NOLTYさんの商品でいうと、有名なのは「リフレ3」です。

迷っている人はとりあえずこれにしておけば、後悔はないんじゃないかと思います。

「見開き一週間レフト式」のメリットとデメリット

メリット
・持っているだけで、社会人らしさと安心感が醸し出される
・書店や文房具店など、どこでも手に入る
・多様な表紙、サイズ、カラーがあり、自分好みの手帳を選ぶことができる
・廃盤やサイズ変更などの心配が少ない
・1週間のスケジュールとメモが俯瞰できるので、検索しやすい


デメリット
・スケジュール欄つきのものは、店頭では限られた期間しか手に入らない
・ちょっと高い
・メモ欄が不足する可能性がある

流行りの1日1ページ式はどう?

「ほぼ日手帳」や「ジブン手帳」など、最近は1日1ページのスケジュール帳も人気ですね。ただ、はじめはあまりオススメしません。
何度かお話したとおり、公務員の予定は「少ない」「繁忙期と閑散期に分かれている」ことが一般的。
繁忙期にはメモがたくさんあって便利な1日1ページ式の手帳も、閑散期や書くことがないときには「書き込むことがない重い手帳」になりかねません。
メモや予定が年間を通して多い仕事や、メモをとることが好きな人など、「1日1ページにしなければいけない特別な理由」がない人にはあまりオススメできない手帳です。

おわりに:仕事に慣れてきたら…

いかがでしたでしょうか。

今回は、これから公務員になる人、公務員になったばかりの人に向けて、公務員におすすめのスケジュール帳を3つ紹介してきました。

今後職位が上がっていくにつれて、業務の量や幅が変化していくはずです。

ゆーこ
私の上司は、ルーズリーフを使っている人、ポケットタイプのカレンダーを使っている人、1日1ページの手帳を使っている人…と様々でした。

 

公務員の仕事に慣れてきたら、自分がやりやすいスケジュール管理方法に移行してみるのがいいですね。