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【わかりやすい公務員用語】「供覧」「回覧」と「決裁」の違いとは?

こんにちは、現役公務員女子ブロガーのゆーこです。

公務員として自治体に入庁すると、様々な「公務員用語」が飛び交っています。

「公務員1年目」「来年度から公務員になる」という方は、聞きなれない単語も多い中、「簡単なことすぎて先輩に聞きづらい…」と思っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、よく耳にするであろう「供覧」と「決裁」の違いについて、わかりやすく解説したいと思います。

 

「供覧」と「決裁」の違い

自治体で取り扱っている文書は、組織共用の文書です。

担当者ひとりが文書の内容について知っていればいいということではなく、関係者全員がその文書について把握しておかなくてはいけません。

そこで、外部から文書を受けた(これを収受といいます)時や、文書を外部に出す(これを発出といいます)時は、「決裁」や「供覧」の処理を行う必要があります。

つまり、文書は「決裁」や「供覧」の処理をしてから保管することが必要です。

ゆーこ
ところで、「供覧」と「決裁」の違いってなんでしょう
  • 「供覧」は、処理の手続きを必要としない文書や、処理の手続きについて上司の指示を受ける必要がある文書
  • 「決裁」は、何らかの意思決定や「YES・NOの判断」を行う必要がある文書

に対して行います。

「供覧」する文書の具体例としては、

  1. 会議資料などの資料文書
  2. 国や県からの情報提供や調査依頼など、周知すればいいだけの文書(回答や報告について、決定を含まない文書)
  3. その他作成した文書で、意思決定は行わないが、記録として残しておく文書(議事録や、クレーム処理記録など)

などです。

「決裁」する文書の具体例は、

  1. 外部に対して、回答・報告する調査など
  2. 外部に対して送付するその他の文書

基本的に、外部に文書として出すものはすべて「決裁」の手続きを行うと考えておくといいですね。(メールでの簡易的な問い合わせについての回答などは、決裁の手続きを省く部署などもあります)

ちなみに「起案」とは簡単にいうと「決裁文書を作成して伺いをたてる」ことをいいます。

「供覧」と「回覧」の違い

自治体や部署によっては「供覧」と「回覧」で呼び分けているところもあります。

「供覧」については先ほど説明したとおり。

上司・部下関係なく職員一般に回覧する文書を「回覧」と呼ぶことが多いようです。例えば、チラシや職場内部での簡易的なお知らせなどですね。

誰まで?順番は?

「決裁」は自治体ごとの専決規則などで、「誰まで承認を得る必要があるのか」具体的に決められていますが、「供覧」には具体的な決まりがありません

誰まで「供覧」するかについては、文書の内容や事務分掌などを参考にして、必要な対象者に文書をまわすようにしましょう。

また、「決裁」は「下の立場の職員→上の立場の管理職」の順番でまわします。

「供覧」は文書管理システムで電子的に供覧をする場合は、一斉に文書がまわります。一方、紙で供覧する場合は、順序に定めはありませんが、「担当者→上の立場の管理職→担当者以外の下の立場の職員」の順番でまわすことが多いです。

ゆーこ
担当者が文書の内容について把握した上で、組織内のことをすべて把握しておく必要がある管理職に急ぎ供覧し、そのあと担当者以外の職員が把握しておくという流れですね。
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おわりに

いかがでしたでしょうか。

「供覧」「決裁」「回覧」の違いについて、わかりましたか?

かなり簡単に説明しましたので、いろいろ詳細を省いたところもあるかと思いますが、「とりあえず、いち公務員として日々の業務に最低限必要な情報」についてまとめてみました。

自治体ごとに、「文書事務の手引き」や「公文書作成マニュアル」が作成されていて、自治体ごとの決まりや細かい手順が紹介されています。

余裕があるときにぜひ、自分の自治体についても調べてみてくださいね。

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