現役公務員女子が「公務員試験を受ける人」「公務員になったばかりの人」にお伝えする赤裸々ブログ

基礎の基礎から学べる『自治体職員のための文書起案ハンドブック』

こんにちは、現役公務員のゆーこです。

ゆーこ
皆さんは、文書の起案について職場で教えてもらったことがありますか?

実を言うと、私は文書の起案について、人に教えてもらったことがありませんでした。

研修で教えてもらえるわけでもなく、先輩も「前任者の資料を見て真似ればいいよ」という感じで、とりあえず去年のデータをコピーして日付だけ変えてみる…

そんな新人時代を過ごしました。

ところが職歴が長くなると、前例がない起案文書をつくることも増えてきて、今までどおり「先輩の真似をする」だけではうまくいかなさそう…

そこで先輩職員の方から薦められた、『自治体職員のための文書起案ハンドブック』を買ってみました。

今までなんとなく前例どおりにやっていたこと、わかったつもりだったのに勘違いしていたことが出るわ出るわ。

今回は、そんな『自治体職員のための文書起案ハンドブック』をご紹介します。

 

 

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』著者の澤俊晴さんとは?

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』著者の澤俊晴さんは、広島県で働く公務員(当時)。

大阪大学大学院法学研究科を卒業して、広島県庁に入庁した後、広島・島根地域の自治体職員の自主勉強会「ひろしまね自治体法務研究会」の代表をつとめ、『都道府県条例と市町村条例』(慈学社)、『政策法務事典』(ぎょうせい)、『自治体法務NAVI』(第一法規)などを執筆。

現在は、山陽学園大学地域マネジメント学部准教授として、地方自治の分野で研究・教育活動を実施されています。

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』の目次

はじめに、『自治体職員のための文書起案ハンドブック』の目次をご紹介します。

  • 第1章 起案とは何か
    第1節 これだけは知っておこう! 起案に必要な予備知識
    第2節 さあ起案だ!でもその前に 起案の準備と起案用紙
    第3節 間違いのない公文書を作るために 公用文の作成ルール
  • 第2章 起案文書の内容
    第1節 イロイロな中身がある 内容
    第2節 中身のゆくえを左右する 行政活動の3類型
    第3節 誰が開いてか 起案の対象となる相手方
  • 第3章 起案文書の根拠と理由
    第1節 何がよりどころですかパート1 根拠(法令・例規)
    第2節 何がよりどころですかパート2 根拠(法令・例規以外)
    第3節 どうしてそうするのですか? 起案の理由
  • 第4章 起案の際の注意点
    第1節 キチンとチェック 起案の際に確認すべきこと
    第2節 許可すべきか、せざるべきか 起案時の判断基準
  • 第5章 起案後
    第1節 作ったら終わり!じゃない 起案文書が完成したら
    第2節 ハンコをもらっても終わりじゃない 起案文書が決裁になったら

いかがでしょうか。

起案で今まさに悩んでいる方、今まで悩んだことがある方は、気になる見出しがあるのではないでしょうか。

ゆーこ
実際の目次はもっと細分化されているんですが、わたしは悩みが多すぎて、目次を見ただけで「これを読めば解決できる!」とワクワクしましたし、実際に読んだ後は、今までずっと疑問に思っていたことがすっきり整理されました。

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』のオススメポイント

文書・法務の知識を起案の流れに沿って解説してくれる

各種届出の受付、許認可、公有財産の管理、物品調達・工事請負などの契約、税・使用料・手数料等の公金の収納、補助金交付など、幅広い法令に基づいて日々事務を行っているみなさん。

文書起案が大切なことはわかっているけれど、具体的な事例がないと理解が深まらない…
前例踏襲、マニュアル頼りの事務。法的根拠や適法性を確認する「くせ」がなかなかつかない…
わたしも含め、そんな方も多いのではないでしょうか。

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』は、公文書の書き方の本ではありません。

「起案」に着目して、文書・法務についての基礎知識を、法務を軸に解説してくれています。

ゆーこ
「法務」って書くと、なんだか堅苦しい感じがするのですが、収受文書の処理から押印、起案文の内容・根拠、専決や事務委任、施行・発送・到達まで、起案にまつわる様々な事務を、事務の流れに沿って解説してくれているので、すごく読みやすいです。

図案が豊富

それぞれの組織に、文書起案に関する取り決めやマニュアルが備えられているかと思います。

けれど、

職場にある参考書やマニュアルって、文字ばかりで読む気にならないんだよねぇ~

というのがホントのところじゃないでしょうか。

職員数が削減されるのに、新規事業やコロナ等の緊急対応が増え、文書起案以外にもやらなければならない仕事は山積み…。

「とりあえず諸先輩方のマネをして文書を作れば、大きく外れることはない」文書起案の勉強は後回し。マニュアルを読めばいいけど、そんな時間はない!

経験してるから、その気持ち、よくわかります。

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』では、法令の構成や、行政処分の仕組み、通知文や往復文書の例など、多くの図が随所にちりばめられているので、パラパラ読みたいときや、自分の目的とする部分を探したいときに、サッと読みやすい本になっています。

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』はこんな人にオススメ

久しぶりに出会った良書過ぎて、公務員として働く皆さん全員にオススメしたいのですが、特にこんな方にオススメです。

(管理職の方くらいになってくると、もしかしたら物足りないかもと思ったので…)

入庁してすぐの若手職員

入庁して、はじめて「起案」「供覧」「合議」「専決」といった、公務員独特の言葉に触れた方も多いのではないでしょうか。

どんな意味なのかわからないけど、先輩職員は忙しそうにしているし、聞きにくい…

勇気を出して聞いたら、「去年の文書を確認して」と冷たくあしらわれてしまった…忙しいのはわかるけど、少しくらい教えてくれてもいいじゃない…

そんなこと、ありませんか?(私は実際にありました)

『自治体職員のための文書起案ハンドブック』は、公務員になって日が浅い方でも理解しやすいような平易な文章で書かれているので、入庁してすぐの方でもとっつきやすい内容になっています。

また、文書起案の方法だけでなく、補助金交付事務の流れの解説があったり、「以上」と「超える」・「以下」と「未満」の違いや、起案文書にまつわる用語の解説があったりするので、この本を読むだけで明日から上司や先輩の話している内容がちょっと理解しやすくなること間違いなし!です。

ゆーこ
もしかしたら、先輩よりも詳しく正しく理解できちゃうかも?
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若手職員を指導する立場になった中堅職員

先輩!これって、こういう意味であってますか?
職歴が長くなるにつれ、後輩から質問されることが増えてきました。
もちろん質問してくれることは嬉しいので、わたしにわかる範囲のことであれば、できる限りわかりやすい言葉で伝えるように努力しているのですが、質問されてはじめて「あれ、これは何を根拠にしているんだろう」「本当にこの理解で合っているのかな?」と気づかされることもあります。
後輩には間違ったことを教えたくないし、できればより理解を深められるように根拠も教えてあげたい。
わたしが『自治体職員のための文書起案ハンドブック』を買った理由のひとつでもあります。
今まで当たり前のようにしてきたこと、前任者の文書起案にはこんな意味があったんだな、と気づかされることが多い本でした!

 

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